作者：李森森 时任阿尔卡特朗讯亚太区人力资源流程与系统经理
导语：
建立人力资源共享服务中心可以提高人力资源的工作效率，提升服务质量，这是共享服务中心被寄予的“厚望”，更是它所能创造的价值。
然而“价值”并不是一个单薄的词汇，它不仅意味着时间的缩减、质量的提高，还意味着成本得到有效控制。人力资源共享服务中心的“价值”便是这三方面达到最优平衡的体现。通俗地说，在成本控制的前提下，实现效率的提高，便需要我们“少花钱，多办事”、“一份投入，多种产出。”从流程设计、系统支持到具体的数据处理等等方面都要以“节省”和“高效”为目标。
目前对于许多公司来说，搭建人力资源共享服务中心是一件水到渠成的事情，而回想2002年时，朗讯在做人力资源服务中心时，它还是一项新生事物，我们在边做边摸索的过程中，遇到了不少困难，也收获了许多经验。当然成本控制也是我们在实践过程中重点考虑、逐步加强的一项工作。
当时我们企业在青岛设有最大的合资厂，同时拥有两家非控股合资厂，三家控股合资厂。HR部门共有20多位同事，分布在北上广和青岛，人力资源服务中心共有4位同事，其中一名同事在青岛。
人员的精简意味着成本得到控制，但确保服务质量，提高工作效率，扩大服务内容，成本的节省才能实现价值最大化。而硬件上，将四个服务器整合成一个全球的服务器，仅由一个IT团队来支持，所有的分公司与合资厂都在使用，这也是一种资源的节约。以下我将详述朗讯科技人力资源共享服务中心如何利用一套系统，实现资源的有效利用，为企业员工带来便捷，同时在HR团队内部达到“更快、更高、更强、更大”的工作成效。
成果：“更快、更高、更强、更大”的体现
快——更快的工作速度，提升效率
2006年阿尔卡特与朗讯整合时，我们想在全球数据库中统计全体员工人数需要十天左右；而原朗讯原来的数据系统能让CEO在任何地点、任何时刻在一分钟就可以获知所有人的信息。
高——力求服务高质量，但不苛刻
我们薪酬统计的目标是99%的正确率，因为再好的系统也是由人来操作，再好的流程也是由人来传递，再好的系统也不可能解决所有的业务问题。我们允许微小差错和遗漏的存在，这为我们持续提升质量提供了空间。
强——功能强大、覆盖面广
完善的系统才能发挥强大的功能。没有一个系统可以满足我们所有的要求，但如果我们对系统有足够的了解，对业务的原因与流程有准确的把握，我们完全可以开发它的潜能。许多大型企业在全球总部都会有较为完善的系统，在还来不及为中国区特别进行设计时，凭借灵活的解决方案，照样可以发挥系统的最大功效。
功能得到拓展，服务对象也是在不断扩大的。当我们谈论人力资源共享服务中心时，要明白它不仅是为HR服务，更是为企业管理层和广大员工服务。在系统搭建时，便要考虑所有用户的需求，这使服务更加扩大化、透明化。
大——开放性，数据惠及所有部门
HR的主数据库搭建准确、完整后，面对信息如此完备的系统，我们是否还能将其深入拓展？
答案是肯定的。我们将HR的数据库与IT的系统实现连接，那么在HR数据库中“入职”一名员工，相关信息便会同步到IT所支持的数据库中，自动生成员工名录，并创建信箱、电话等数据。IT无需再做重复输入，节省了工作量，这便是由HR触动的便捷和高效。以HR为源头，带动其他部门工作流程的简化有诸多例子：
【惠及财务部】
同样仰赖系统平台，HR只要将新进员工的信息输入，财务的SAP上便会自动生成增加一人的预算；员工离职，则自动减少，不需要手动去统计这些信息，这是我们给财务带来的便利。
【惠及行政部】
HR系统同样可以与行政部的系统进行联动，对楼宇自控进行管理。员工如果离职，系统中便会自动消除其自由进入大楼的权限，即使未及时交还名牌也无妨。这样的“联动”也为员工进入食堂、卫生组织统计企业男女比例等事项提供管理上的便捷。
【惠及HR自身】
一套系统，四通八达，每个部门都能享受到流程的简化，效率的提升。这种便捷由HR驱动，当然最终会回到HR自身。
通过员工信息中，个人汇报主管这一项，企业的组织结构便能清晰地显示出来；员工的主管亦可以在数据库中看到员工前几年的绩效、薪资等级、目前个人能力达到何种位置，来确定是否需要给该员工加薪。
系统同样可以运用于与外部公司的合作中。我们会给一部分员工发放公司的股票，这项工作外包给股票公司，我们将系统与股票公司产生联动，在股票公司的系统中，便有员工的记录。当员工离职，股票公司便会立即收到该讯息，在九十天内对股权进行处理。
HR身为业务伙伴，在提供服务的层面来说，能够创造广阔的辐射面、更多的服务内容，并且通过自身工作流程的简化、效率的提升来促进整个企业达到高效、便捷的工作节奏，这便是HR创造的无形价值。
如何做：提升效率的前提
有人说过：“要想表面上看来毫不费力，就得在暗地里无限努力。”缩减成本、提升效率、简化工作流程并非意味着工作的省略，要想达到预期效果，必须投入更多精力于前期的系统搭建、各种资源的有效配置上，并配合HR团队的精诚合作。以下这些因素是达到高效与控本相平衡的前提，在人力资源共享服务中心的运作中，我们必须重视并不断改进。
1政策与规章的标准化
对于处在不断并购中的企业，我们在管理上应该求同存异，在大方向上宽泛管理标准，减少地域差异，尽可能统一各地政策与规定，使政策细化并且具有可操作性，这样就使管理既灵活，又有统一的标准。
良好的政策和规章建立之后，我们要将其更透明化。我们会利用各种渠道（新员工入职第一天、员工培训等）宣传HR的网站，既让所有员工了解我们的工作流程和内容，也让员工可以自行登陆网站查询到各种需要的信息，也达到简化HR工作流程的目的。
2 创建健康的成长环境：
简化审批手续
以员工延长合同期限为例，我们以往的流程如下：
主管审批→HRBP签字→决定延长合同期限
经过这一条路径，不仅耗时长，而且流程繁琐。我们觉得主管应该比HR更清楚员工的表现，为何不完全放权给主管呢？于是我们决定删掉“HRBP签字”这一环节。这样不仅释放了HRBP的负担，也保证了流程的简洁和有效。
加强公司内部沟通、政策宣传：
通常HRBP是整个HR团队的“代言人”和“外交官”，所有HR的服务与战略指导都经由他们传递给业务部门。因此加强公司内部的沟通，HRBP是不可缺少的角色。（抽言）
我们希望HR共享服务中心与HRBP是这样一种关系：我们是同一个团队，HRBP参与所有的部门会议，将HR的政策与制度传递出去，然后再将问题与需求带回HR内部，COE、HRBP与共享服务中心三者一起全面性地将业务的需求和问题进行探索解决，再给予他们反馈，以此形成良性循环，逐步巩固HR部门的良好形象。
3持续发展的坚实基础
硬件投入
我们必须明确一个原则：控制成本不等于不加强硬件设备。“万丈高楼平地起”，只有一个坚实的地基才能保证大厦屹立不倒，无后顾之忧，才是控本实质。对于我们来说，这个坚实地基便是一个强大的HR系统。该系统有如下特点：
●以HR为主导的功能设计
●操作简便，符合HR流程
●系统开放性强，可导出数据给其他部门，亦可由其他部门导入数据，使整个系统变成一个强大的中心数据库，可实现分类别、分对象发送信息
●报表功能强大，该系统并非一个简单的数据库，而是可以进行数据的转换和处理，真正做到数据变化的及时性、分析能力的可操作性、下载及转换的灵活性
软件投入——人员的选择、培训与发展
任何系统都是需要人员来管控和维护的，任何系统在发挥自身强大功能之前、之中都离不开人的参与。因此共享服务中心不仅注重系统的开发，更注重人才的培养，我们希望共享服务中心不仅提供服务，更要追求服务的质量，以此为核心目标，在人才的选择、培训与发展过程中，我们有自己独特的理念。
HR专业人士而非数据录入员
HR共享服务中心的员工必须是专业的HR人士，具备全面、细致的HR知识，能够主动发现数据录入中出现的问题，把关数据处理的每一个重要关卡。我们在选择人员时，便有如此要求，更会在后期培训中，不断加强HR知识和技能的训练，一个合格的共享服务中心员工，一定也具备HRBP以及CEO的素质。
高度的部门荣誉感
如上文中所述，HRBP是HR团队的“代言人”和“外交官”，与他们相比，HR共享服务中心更像是后勤部队。但我们依然要以“业务伙伴”的心态来工作—— HR共享服务中心要变成HRBP坚实的后盾，为HRBP提供内容支持，使他们能更好地与业务部门进行沟通和洽谈，这样才能创建一个完美的HR服务。
积极为客户服务的热情
身为HR，员工即我们的客户，我们应该保持热情和耐性去对待客户、对待工作。但热情和耐性并不意味着人云亦云，全盘接受所有的任务。我们要明白自己能做什么，力求在能做的事情上做到更好、做出深度。
完善的个人职业规划
一名合格的人力资源共享服务中心的人员一定也是合格的HRBP或者招聘人员，我们不提倡将员工限制在某个领域内，而是根据个人的兴趣及能力去开拓自己的职业道路。
走出去，带回来
身为HR共享服务中心的一员，我们相信自身能创造价值，事实上也为企业的业务发展提供了完善的服务、有力的支持。我们创造的是无形的产品，只有当我们主动寻找机会、积极宣传我们的产品，员工才能强烈感受它的价值。（抽言）
在朗讯，HR每个月都会给新员工发送邮件，介绍HR所有的服务内容，推广HR热线、网站，促进HR与员工之间的互动。
做什么：自助服务 可看、可改、即时生效
人力资源共享服务中心实现工作流程简化、工作效率提升、为自身及员工创造便捷，依靠的是强大的系统平台，我们正是在这样的平台上将控本和高效落实到实处，以自助服务的形式实现二者的平衡。
面向员工：员工提供详细的个人信息（婚姻状况、配偶及子女、紧急联系人、家庭住址、电话、学历学位等等），这些信息均可自行更新、勘误，这是员工的一种义务，更是他们享受权利的前提：一切保险、假期等利益均与提供的信息有关。
面向主管：自助服务给予主管更大的权限去直接管理员工，主管可直接在系统上进行部门内部的各项管理工作（员工试用期评估、部门调动、合同延期或终止、假期与加班审批等等）。
自助服务为企业管理带来了便利，同时也使数据库自身更新速度加快，内容不断扩充和完善，省去了许多不必要的繁琐流程，使人力资源服务更直接、更迅速地为员工所体验。(本文于2015年发布)
