哈佛大学的大卫 加尔文教授认为:“学习型组织”的诊断标准之一,就是“不犯曾经犯过的错误”。从即将结束的项目中,总结成功经验,吸取失败教训,这就是复盘。美国军队的AAR(after actionreview, 行动后反思),联想公司的复盘工作法都是经典的复盘法。今天我们来着重分析下联想公司的四部分析复盘法。
一、第一步:回顾目标
这一步就是组织大家一起回顾一下目标,可以通过回答两个问题来完成这一步:
1. 我们的目标是什么?
2. 我们的里程碑有哪些?
小到一个项目,大到年度计划,小到一个团队,大到一个事业部,搞明白这个问题,HRBP就对业务有一个基本了解了。提供3个小工具:
1. SMART原则
先来一个基本的,这个是HR的基本功,目标不SMART考核就会出问题。
2. 3W原则
就是“Who+ do what +by when”,把目标的这三点总结出来,HRBP不但了解了业务,也进一步了解了组织架构和分工,甚至可以通过大家的讨论看出一些组织氛围和成员在组织里的地位,在这里HRBP要引导大家就事论事、坦诚沟通。
3. 确认与澄清原则
这是沟通的小技巧,用在绩效沟通、目标制定、工作布置最有效。在接受任务、做出决定、想要反驳前都要习惯性确认或澄清一下:陈述你对对方说话的内容和原因的理解,当对方同意你理解没问题时,确认成功。
比如老板布置完任务,你确认一下:您的意思是考虑到培训计划的有效性,在制定明年培训计划的时候要考虑战略、组织、个人三个层次的需求,做充分的调研和需求分析,要在11月底前完成培训计划的初稿。对吧?
澄清更简单一些,句式为:不是……而是……,利用这个小技巧能帮助双方达成共识。
二、第二步:评估结果
在这一步我们需要对照目标准确、客观地找出两类差异:
1. 我们比目标好的差异有哪些?
2. 我们比目标差的差异有哪些?
需要注意的是要引导大家只陈述事实,不要着急找原因,更不要忍不住指责、抱怨和撇清原因。
原则是:
一、要增进了解、达成共识、广泛参与,这是为了充分、客观还原事实,为第三步做准备。
二、要把握重点、精简高效,是为把精力放在关键事件和要素上,给第三步留够时间。
基本上这一步有两个流派:过程还原派和绩效导向派。
前者往往按时间顺序或各职能条线进行回顾,操作简单符合习惯,但注意不要陷入流水帐,在不重要的细节上浪费太多时间,导致会议冗长。
后者往往以关键事件、主题或问题为中心,直接高效、结果导向,但要避免有的参与成员不了解全局无法参与讨论达成共识。HRBP可以根据具体情况选择合适的方法。
三、第三步:分析原因
这一步是根据第二步评估的结果,针对每条差异分别分析找原因,成功和失败的地方同样重要。原则就是要把握关键,深入分析,成功的地方多从客观找原因,失败的地方多从主观找原因。下面分享,一个小技巧。
5why法
5why法,最初是由丰田佐吉提出。就是追问5个为什么,以追究其根本原因。
我们可以通过下面这个例子来了解下5why法怎么应用:
润米咨询的刘润老师举过这样一个例子:
——为什么火箭的直径是3.35米?
——因为火箭运输靠火车,所以火车涵洞的宽度决定火箭直径。
——火车涵洞的宽度哪来的?
——是由铁轨宽度决定的,铁轨宽度是沿袭了电车轨道宽度,电车轨道宽是参考马车车轮间距,而马车车轮间距是参考了两匹马屁股的距离。
这里尤其要注意的是,HRBP在主持的时候一定要保持中立,牢牢记住:“I’m here to help them not to judge. ”不要引起不必要的逆反心理和不配合。
四、第四步:总结规律
这一步是复盘区别于总结和一般绩效考核的不同:隐性知识显性化,固化经验和规律,明确开始做什么、继续做什么、停止做什么,制定行动计划:有行动计划才算成功,懂得再多不行动就等于不懂。
需要注意的是区别对待经验和规律:经验相比于规律没有那么多的普适性,不适合写进制度、流程里。
五、TIPS
简单四步的复盘就可以了解业务、提升绩效。那作为HRBP,如果你想主持这样一次复盘还要会什么呢?做到"4W1H"就可以了:
WHO:谁参加,建议团队相关人员广泛参与,甚至可以邀请其他相关方参加,比如HRCOE的同事,比如这个项目团队的客户。
WHEN:及时高效,小事随时,大事每个阶段,事后全面回顾都是必要的,大事每个阶段复盘有利于及时调整错误,事后全面也要尽早组织不要等大家忘得差不多了影响复盘效果。
WHERE:便利为主,有利于大家畅所欲言的氛围。
WHAT:以绩效为核心,学习导向,立足改进,确定优势和劣势,落脚于未来行动改善
HOW:主持人客观、平等,参与者开放、自省。